총무 쪽 일을 거들게 되면서 사내 상품권 배부 절차를 들여다보고 있는데, 앞단은 그래도 그림이 그려지거든요. 품의 올리고 승인받고 명단 확정하는 흐름이요. 그런데 정작 나눠준 다음에 뭘 더 해야 하는지가 애매합니다.
수령 확인만 받아두면 끝인 건지, 아니면 미수령분이나 잔여분 처리까지 별도로 보고서를 남기는 게 보통인지 잘 몰라서요. 명단에 빠진 사람이 뒤늦게 나오는 경우도 있을 텐데, 그건 추가 결재를 다시 받는 건지도 궁금하고요.
회사마다 다르겠지만 실무에서 이 정도까지는 증빙으로 남겨둬야 나중에 안 곤란하다 싶은 선이 있을까요? 다들 어떻게 마무리하시는지 궁금합니다.
댓글 2
- 따뜻한겨울
저도 비슷한 고민을 해본 적이 있는데, 결국 회사 규정이나 감사 기준에 따라 선이 많이 갈리더라고요. 보통은 수령 확인 서명과 미수령·잔여분 현황 정도는 남겨두는 쪽이 나중에 설명하기 편하다고들 하는데, 뒤늦게 명단에 추가되는 건 금액이나 건수에 따라 추가 결재를 요구하는 곳도 있고 사후 일괄 보고로 갈음하는 곳도 있을 것 같아요. 혹시 내부 회계나 감사 담당 쪽에 과거 사례를 한번 물어보실 수 있는 상황인가요?
- 돌다리두번
회사마다 규정이 다를 거라 단정은 못 하지만, 수령확인 서명만 받아두면 나중에 미수령분 행방을 못 밝혀서 곤란해지는 경우가 있다고 들었습니다. 핀번호나 일련번호 단위로 누구에게 갔는지, 남은 건 누가 보관 중인지까지 기록을 남겨두는 쪽이 안전해 보이고요. 뒤늦게 추가 지급되는 건은 원래 품의에 붙이기보다 별건으로 결재 흔적을 남기는 게 나중에 설명하기 편할 것 같은데, 정확한 건 회사 내부감사나 회계 담당에게 한번 확인해보시는 게 좋겠습니다.