부서에서 상품권 배부 업무를 맡게 될 것 같아서 미리 절차를 좀 알아보고 있습니다. 결의부터 수령까지 흐름은 대충 그려지는데, 그 이후가 감이 안 잡혀요. 배부 대장이나 수령 목록 같은 걸 만들어두면 실제로 나중에 다시 꺼내볼 일이 생기나요?
감사나 내부 점검 때 확인 요청이 들어온다면 어느 시점 기준으로 몇 년 치를 찾게 되는지도 궁금하고요. 그냥 파일로만 두면 될지, 수령 확인 서명처럼 종이로 남겨야 마음이 놓이는 부분이 있는지 잘 몰라서요.
실무 하시는 분들은 배부 관련 기록을 어느 수준까지 정리해두시나요? 너무 과하게 만들어두면 관리가 안 될 것 같고, 너무 간단하면 나중에 설명이 안 될 것 같아서 기준을 못 잡고 있습니다.
댓글 2
- 계산기두드리기
기관마다 문서 보존연한 규정이 따로 있을 테니 그 기준을 먼저 확인해보시는 게 순서일 것 같아요. 저도 궁금한 게, 수령 서명은 종이로 받아두고 대장은 파일로 관리하는 식으로 섞어서 하면 나중에 대조할 때 문제가 없는 건가요?
- 돌다리두번
기관마다 문서 보존기간 규정이 따로 있을 테니 자체 기준부터 확인해보시는 게 순서일 것 같습니다. 일반적으로는 나중에 문제가 되는 건 지출 근거보다 '누가 실제로 받았는지'라서, 수령 확인만큼은 서명이나 그에 준하는 증빙으로 남겨두는 쪽이 안전해 보입니다. 다만 몇 년 치를 보는지는 저도 단정할 수 없어서 감사 담당 부서에 직접 물어보시는 게 정확할 거예요.